Від ручного до автоматичного: еволюція оновлення підписів

Ярослав Бондарчук, системний адміністратор та Андрій Зуєв, технологічний консультант компанії Xpand:

Чи замислювалися ви над тим, наскільки важлива корпоративна культура? Персоналізовані email-підписи, стандартизовані шрифти та інші дрібниці роблять комунікацію зрозумілішою та приємнішою.

Але чи уявляли ви, скільки зусиль і часу потрібно, щоб оновити підписи в електронній пошті для кожного співробітника компанії? Ми готові поділитися нашим досвідом у вирішенні цього завдання.

Демонстрація інструменту Microsoft 365 - програми Outlook

Виклик

Початкова вимога була простою: оновлювати email-підписи двічі на рік для кожного співробітника.

Наш перший підхід передбачав надсилання архіву кожному співробітнику. У цьому архіві був виконуваний файл, який при запуску пропонував ввести ім’я та прізвище. На основі цих даних інструмент генерував необхідні файли підпису, які співробітник мав вручну скопіювати до каталогу підписів Outlook.

Цю процедуру потрібно було повторювати кожного разу при зміні підпису.

Хоч метод і працював, дехто просто ігнорував листи від IT-відділу 😊, інші не хотіли виконувати ручну роботу.

Масштабування процесу: перша спроба автоматизації

Згодом виникла потреба оновлювати підписи 4–5 разів на рік. Щоб виключити людський фактор, ми змінили підхід і впровадили таке рішення:

Було створено скрипт, який:

• створював завдання в Планувальнику завдань (Task Scheduler);

• запитував ім’я та прізвище користувача лише один раз;

• запускав основний скрипт за розкладом;

• копіював файли підписів у відповідну папку Outlook.

Це рішення значно зменшило обсяг ручної роботи, але все ще залишало недоліки — ми не мали контролю над помилками та успішністю виконання.

Фінальне рішення: повністю автоматизована процедура

Зі зростанням кількості запитів на оновлення підписів на 1 користувача (понад 10 на рік) і чисельності працівників, ми мали створити повністю автоматичне рішення.

Наша команда розробила автономного агента, який значно покращив процес.

Як працює агент

• Ключові файли та скрипти агента зберігаються в Azure Storage Account.

• Скрипт виявлення запускається через Microsoft Intune (хмарне рішення для управління пристроями), щоб перевірити наявність агента на пристрої співробітника.

• Якщо агента немає — remediation-скрипт завантажує його з Azure і встановлює як службу.

• Встановлений агент:

  • Визначає ім’я та прізвище працівника через SharePoint (за іменем користувача на пристрої).

  • Генерує підпис і копіює файли у відповідну папку Outlook.

    
    

Переваги агента

• Повна автономність, без залучення користувача.

• Самовідновлення завдяки регулярній перевірці файлів через Intune Admin Center.

• Централізоване керування розкладом.

• Автоматичне логування помилок та звіти до технічної команди.

• Уніфіковане оновлення для всіх працівників.

  
  

Технічні деталі реалізації

Основний сервісний скрипт працює у нескінченному циклі, запускаючи скрипт оновлення підписів з інтервалами через Start-Sleep.

• Частота запуску (у хвилинах) вказується в скрипті.

• Скрипт звертається до конфігураційного файлу, де зберігається останній час виконання.

• Якщо час між останнім запуском та поточним перевищує інтервал — виконується оновлення.

Логіка скрипта оновлення підпису

• Визначає поточного користувача.

• Формує шлях до папки підписів Outlook.

• Встановлює з’єднання з SharePoint.

• Перевіряє наявність користувача у SharePoint та витягує необхідні дані.

• Завантажує шаблони підписів із Azure.

• Підставляє персональні дані у шаблони.

• Копіює фінальні файли у папку Outlook.

Після цього:

• Оновлюється JSON-файл конфігурації з часом запуску.

• Оновлюється конфігурація з міткою часу шаблону.

• Якщо мітка часу шаблону збігається — нічого не оновлюється.

• Якщо ні — завантажуються нові шаблони та застосовуються.

Як тригериться оновлення підпису

1. Створюються нові шаблони і завантажуються в Azure.

2. Агент фіксує зміну часу змін.

3. Завантажуються оновлені шаблони.

4. Кожен шаблон персоналізується.

5. Готові файли копіюються до Outlook.

Архітектура рішення

Архітектуру можна візуалізувати наступним чином:

Результат

Мета досягнута — підписи оновлюються автоматично, без участі користувача, для всіх працівників.

Ця історія демонструє, як увага до деталей і прагнення до вдосконалення допомагають автоматизувати навіть найдрібніші внутрішні процеси.

Приклад автоматичної реалізації електронного підпису в Outlook

Якщо ви задумуєтеся, як оптимізувати комунікацію в організації або вже плануєте автоматизувати оновлення логотипів до ювілеїв і свят — не лише в соцмережах, а по всій компанії — ліцензовані продукти Microsoft зроблять це просто та ефективно.

Ви можете вивести внутрішні процеси на новий рівень без залучення кінцевих користувачів, а наша команда експертів подбає про реалізацію.

Давайте обговоримо, як почати!

На що здатні $6 у місяць і до чого тут продукти Microsoft 365 Business Basic?